Предыстория
Учебный Экспертный Центр "Строитель" – экспертное объединение компаний, деятельность которых ориентирована на обеспечение безопасности труда в организациях с любым видом экономической деятельности.
Они оказывают услуги по подготовке и проверке знаний персонала организаций различных видов экономической деятельности в области безопасности труда, проведению специальной оценки условий труда, производственному (лабораторному) контролю, организации и проведению различных видов медицинских осмотров, обеспечению средствами индивидуальной и коллективной защиты, аудиту на соответствие организаций требованиям трудового законодательства, аутсорсингу (выполнение функций службы охраны труда), сопровождению расследования несчастных случаев на производстве.
Что хотел клиент
Основная цель проекта – перенести часть процессов из CRM заказчика, которое находилось в эксплуатации более 10 лет и не справлялось с текущими объемами производственных операций. А также упростить коммуникации между отделами, уменьшить время подготовки документации для клиентов заказчика и своевременно узнавать о фактических оплатах по счетам без звонков и визитов бухгалтера.
Этапы решения
Для выполнения задачи, было решено внедрить коробочную версию Битрикс24, которая позволит гибко дорабатывать функционал корпоративного портала для нужд заказчика, провести интеграцию с несколькими базами 1с, а также с действующей CRM-системой, для сохранения управленческого учета.
Рисунок 1: Общая схема взаимодействия систем
В компании имеется три основных направления, «Учебное» - проведение комплекса учебных и аттестационных мероприятий для компаний клиентов, «Экспертное» - оказание ряда услуг в сфере оценки условий труда, «Медицина» - оказание медицинских услуг, связанных с обеспечением безопасности труда.
Для «Учебного» направления характерно выбор курса и области аттестации, соблюдение дат начала и окончания всех учебных мероприятий, подготовка комплекта документов для каждого из обучающихся, а также занесение во все учетные базы информации о повышении квалификации сотрудников клиента заказчика.
Для заказчика разработаны ряд интерфейсов для быстрого и удобного заполнения информации об обучающихся.
Рисунок 2: Пример добавления собственных кнопок в интерфейс
Рисунок 3: Интерфейс создания договора
Рисунок 4: Интерфейс для работы обучающимся
Рисунок 5: Интерфейс сопоставления обучающихся и курсов с областями аттестации
Рисунок 6: Интерфейс создания актов по каждому из обучающихся
Рисунок 7: Интерфейс работы с документами для направления «Экспертное»
Для направления «Экспертное» был реализован интерфейс создания документов, с предложенным списком подписантов. При создании документов через интерфейс, данные отправляются во все связные системы.
Рисунок 8: Интерфейс создания документов для направления «Медицина», шаг 1
Для направления «Медицина» был разработан иной по структуре интерфейс, обусловлено это тем, что в ходе создания документов требуется большое количество информации от клиента. Была разработана шаговая форма, с функционалом загрузки информации из excel файлов.
Рисунок 9: Интерфейс создания документов для направления «Медицина», шаг 2
Рисунок 10: Интерфейс создания документов для направления «Медицина», шаг 3
Рисунок 11: Интерфейс создания документов для направления «Медицина», шаг 4
Рисунок 12: Пример элемента реестра договора
Шаги у формы проработаны таким образом, что в зависимости от выбранного типа документа подбираются следующие шаги.
В компании имеется несколько юридических лиц, у каждого несколько подписантов, одно из требований к проекту – это быстрое добавление новых подписантов с подписью и печатью, дальнейшее их указание во всех связных системах и печатных версиях документов. Данная задача была реализована с помощью списков, сотрудникам компании достаточно указать все данные о подписанте в одном месте, и система сможет использовать его в документах и интегрированных системах без дополнительных и изменения текущих настроек.
Работа с шаблонами документов также была осложнена большим количеством информации по 1 обучающемуся.
В контексте всех юридических лиц ведется реестр документов для бухгалтерии, а также при отражении фактической оплаты в 1с, информация поступает в битрикс, и менеджер может своевременно взять на исполнение договор.
